Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination : Aux Portes de l’Imaginaire. Cette association est une association d’auteurs de jeux de rôle et d’autres œuvres de la culture de l’imaginaire.

Objet

Cette association a pour but de :

• Promouvoir la culture de l’imaginaire au travers d’actions associatives, culturelles et solidaires en proposant la découverte du jeu de rôle, de ses codes et de ses clés en tant que média culturel ;
• Mettre à disposition des auteurs d’œuvres ludiques ou littéraires un dispositif d’accompagnement dans leur démarche de création au travers d’outils et d’actions non lucratives ;
• Diffuser et mettre à disposition du public des œuvres réalisées par des auteurs soutenus par l’association ;
• Assurer la promotion des auteurs soutenus par l’association en organisant ou en participant à des actions solidaires et socioculturelles ;
• Mettre à disposition de manière non lucrative un espace numérique d’échanges entre créateurs et passionnés de culture de l’imaginaire.

Valeurs et principes

L'association promeut le jeu de rôle et les cultures de l'imaginaire, comme des médias participatifs, inclusifs et accessibles à toutes et tous. Elle poursuit son objet dans le respect des principes suivants, qui s'imposent à ses membres, à ses bénévoles et à toute personne qui la représente ou participe à ses activités.

Égale dignité des personnes. L'association garantit à chacune et chacun le même respect et le même accès à ses activités, sans distinction fondée notamment sur l'origine, le sexe, l'identité de genre, l'orientation sexuelle, l'apparence physique, l'état de santé, le handicap, l'âge, la situation de famille, les convictions religieuses ou l'appartenance, vraie ou supposée, à une nation ou une ethnie.

Refus des discriminations et de la haine. Sont incompatibles avec l'objet de l'association tout propos et tout comportement racistes, xénophobes, antisémites, sexistes, misogynes, virilistes, LGBTphobes, validistes, négationnistes ou révisionnistes, tout appel à la haine, à la discrimination ou à la violence, tout acte de harcèlement, ainsi que l'apologie ou la diffusion de thèses ou d'organisations reposant sur la hiérarchisation des personnes au regard de l'un des critères énoncés ci-dessus.

Sécurité des participants. L'association veille à ce que ses animations se déroulent dans des conditions de sécurité physique et émotionnelle. Le cadre fictionnel du jeu ne peut être invoqué pour justifier un manquement aux principes énoncés au présent article.

Le respect de ces principes conditionne la qualité de membre, l'exercice de toute fonction bénévole et la participation aux activités de l'association. Les chartes de l'association en précisent l'application.

Indépendance et éthique numérique

L'association met en œuvre ses activités et ses services en ligne au moyen de logiciels placés sous licence libre, dont elle maîtrise l'hébergement et l'administration.

Elle garantit aux membres et au public la maîtrise de leurs données personnelles, l'absence de leur exploitation commerciale ou publicitaire, leur hébergement au sein de l'Union européenne et la possibilité de les récupérer dans un format ouvert.

Le recours à un service ne répondant pas à ces exigences ne peut être imposé aux membres ni constituer le canal principal ou exclusif d'une activité, d'une communication ou d'une prise de décision de l'association.

À titre exceptionnel, le conseil d'administration peut autoriser, par décision motivée et pour une action déterminée, l'usage d'un outil tiers lorsqu'il est imposé par un partenaire ou nécessaire à l'accessibilité du public. Cet usage demeure ponctuel et ne se substitue pas aux services de l'association.

Moyens

Pour atteindre ses buts exposés à l’article précédent, Aux Portes de l’Imaginaire organisera les activités suivantes :

• Utiliser le jeu de rôle comme outil d’acculturation aux différentes cultures de l’imaginaire de manière ludique, sociale et collaborative ;
• Ouvrir la culture de l’imaginaire au travers du jeu de rôle au public en s’appuyant sur des partenariats avec des tiers lieux culturels accueillant du public ou non : médiathèques, centres sociaux, centres de loisirs, maisons d’arrêt...
• Mettre en place et administrer des services en ligne libres, transparents, ouverts, neutres et solidaires à l’attention de créateurs, d’association et du grand public ;
• Assurer la promotion de jeux de rôle et d’autres formes d’œuvres de la culture de l’imaginaire par l’intermédiaire du site Internet Aux Portes de l’Imaginaire dont la ligne éditoriale est déterminée par les administrateurs de l’association ;
• L’apport de conseils et de prestations des créateurs dans la réalisation de leurs œuvres ludiques ;
• Assurer une présence de l’association lors de manifestations socioculturelles dans le but de faire la promotion du jeu de rôle et de la culture de l’imaginaire.

Durée

La durée de l’association est illimitée.

Siège social

Le siège social de l’association Aux Portes de l’Imaginaire est fixé au :

62, rue Albert Poulain 08000 CHARLEVILLE MEZIERES

Il pourra être transféré, sans que cela nécessite une modification des statuts, par simple décision du conseil d’administration. La ratification par l’assemblée générale sera nécessaire.

Les membres

L’association se compose de plusieurs catégories de membres :

• Les membres fondateurs : sont considérées comme telles les personnes qui ont participé à la création de l’association. Les membres fondateurs, en cas de disparition de l’un des leurs ou par choix à l’unanimité de ceux-ci, peuvent proposer la désignation d’autres membres fondateurs. Cette décision doit être ratifiée par le conseil d’administration.
• Les membres actifs : sont considérés comme tels les membres qui versent une cotisation annuelle et qui souhaitent s’investir dans les activités de l’association sans pour autant créer des œuvres ludiques. Ce statut s’acquiert dès l’inscription d’un nouveau membre, sauf demande contraire du nouvel adhérent.
• Les membres bienfaiteurs : les personnes physiques ou morales qui ont versé un don à l’association et qui ne sont pas membres actifs.
• Les membres d’honneur : sont considérées comme telles des personnes physiques ou morales que le conseil d’administration souhaite distinguer pour les services significatifs qu’elles ont pu rendre à l’association ou à la cause défendue par l’association. Ils sont dispensés du versement d’une cotisation. Ils participent aux assemblées générales sans voix délibérative.

Tout membre actif qui ne renouvelle pas son adhésion, mais qui souhaite maintenir des activités bénévoles au sein de l’association sera automatiquement désigné comme membre d’honneur à compter du 1er janvier de l’année en cours.

Les personnes morales membres de l’association sont représentées par leur représentant légal ou toute autre personne dûment habilitée à cet effet.

Tous les adhérents disposeront d’un accès aux services en ligne de l’association et à la demande, d’adresses de courriel sur le domaine « @portes-imaginaire.org » ou sur des domaines appartenant a l’adhérent (selon la faisabilité technique).

Adhésion et renouvellement en tant que membre actif

L'adhésion est acquise à titre provisoire jusqu'à l'expiration d'un délai de trente jours à compter de la réception du dossier complet d'adhésion. Dans ce délai, le conseil d'administration peut s'opposer à l'adhésion. L'opposition est notifiée par écrit à l'intéressé et emporte l’annulation rétroactive de l'adhésion, qui est réputée n'avoir jamais produit d'effet ; la cotisation versée est intégralement remboursée. À défaut d'opposition dans le délai, l'adhésion devient définitive.

Le droit d'opposition s'exerce dans les mêmes conditions lors du renouvellement de l'adhésion.

Radiation

Radiation simple

La qualité de membre se perd par :

• La démission adressée par lettre simple ou par voie électronique au Président du conseil d’administration ;
• Le décès ou la dissolution ;
• La radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation après relance demeurée sans effet ou pour motif grave, l’intéressé ayant préalablement été invité, par lettre recommandée avec avis de réception ou par courriel avec accusé de réception, à présenter ses explications devant le conseil d’administration.

Constitue notamment un motif grave tout manquement aux principes énoncés à l'article « Valeurs et principes », que les faits aient été commis dans le cadre des activités de l'association ou publiquement en dehors de celles-ci.

Dès l'engagement de la procédure, le conseil d'administration peut suspendre à titre conservatoire la participation de l'intéressé aux activités de l'association. Cette mesure n'est pas une sanction et ne préjuge pas de la décision finale. La décision de radiation est motivée et notifiée par écrit.

Publications et radiation d’un membre

Les contenus dont un membre radié est l’auteur qui ont été publiés avant la radiation de ce dernier pourront continuer à être exploités par l’association, en particulier sur son site Aux Portes de l’Imaginaire, pour la durée prévue dans la Charte de publication.

Toutefois, l’association s’engagera à préserver le droit d’auteur de ce dernier en maintenant son nom sur les contenus concernés et à ne pas faire usage commercial de ces contenus sans son autorisation.

Ressources

Les ressources de l’association comprennent :

• Les montants des cotisations versées annuellement par les membres ;
• Les subventions de l’Union européenne, de l’État, de la Région, des Départements et des communes ou de tout autre organisme public ou privé ;
• Les recettes entrant dans le cadre de l’exercice des activités liées à sa vocation, comme par exemple la réalisation de prestations en lien avec les objets de l’association, le ventes d’articles en ligne ou sur les salons, des droits d’auteurs sur des œuvres collectives publiées par l’association ou un éditeur partenaire… ;
• Les dons en nature ou en numéraire ;
• Toute autre recette autorisée par la loi.

Cotisation

Son montant sera fixé annuellement par l’assemblée générale, par catégorie de membre, le cas échéant.

Le montant des cotisations sera affiché sur le site Aux Portes de l’Imaginaire.

Indemnités et remboursements de frais

Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présentera, pour chaque bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

Remboursement de frais annexes

Sur présentation de facture et au prorata de l’usage concédé à l’association pourront être remboursés sur demande aux membres s’en acquittant les frais suivants :

• Frais d’enregistrement du/des noms de domaines de l’association ;
• Frais d’hébergement du site Internet de l’association ;
• Frais d’acquisition de licences logicielles dédiées à l’association.

Commandes de prestations, droits d’auteurs et droit d’usage

Les membres peuvent céder à l’association un droit d’usage de leurs œuvres. Ce droit doit être cédé si leurs œuvres sont publiées sur le site Aux Portes de l’Imaginaire ou sur tout autre support de l’association. Aucun ne peut prétendre à un versement d’une indemnité au titre de droits d’auteurs auprès de l’association pour une publication sur laquelle l’association a un droit d’usage, sauf mention contraire dans un contrat ou une convention avec l’auteur.

L’association se réserve le droit, sur décision du conseil d’administration, de commander une prestation spécifique auprès de tout créatif (y compris d’un membre de l’association). Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, l’auteur de l’œuvre réalisée à la demande de l’association pourra être indemnisé pour son travail.

Le conseil d’administration

L’association est administrée par un conseil de 2 à 10 membres élus pour trois ans par l’assemblée générale. Les membres fondateurs sont, de droit, membres du conseil d'administration de l'association.

Conditions d’éligibilité

Pour être éligibles au conseil d’administration, les personnes doivent remplir les conditions suivantes :

• Être membre fondateur ou membre actif ;
• Être âgé de plus de 18 ans ;
• Être à jour de ses cotisations au jour de la date limite de dépôt de candidature ;
• Avoir fait parvenir sa candidature au conseil d’administration au plus tard 3 jours avant la date de l’assemblée générale.

À cet effet, 15 jours minimum avant la date de l’assemblée générale au cours de laquelle se déroulera le renouvellement du conseil, le Président devra informer les membres de la date de l’assemblée générale, du nombre de postes à pourvoir, du lieu et de rappeler le délai de recevabilité des candidatures.

Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Constitution du bureau

Le conseil choisit parmi ses membres :

• Un président ;
• Un secrétaire ;
• Un trésorier.

En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement du ou des membres concernés. Leur remplacement définitif interviendra au cours de l’assemblée générale suivante. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Les prérogatives du conseil d’administration

Le conseil d’administration est investi de tous les pouvoirs qui ne sont pas statutairement réservés à l’assemblée pour gérer, administrer et diriger l’association.

Les administrateurs sont tenus à la confidentialité des informations relatives aux personnes dont ils ont connaissance dans l'exercice de leurs fonctions.

Prérogatives spécifiques au président

Le président est chargé de l’exécution des décisions du conseil et de l’assemblée et d’assurer le bon fonctionnement de l’association. Il représente l’association dans les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour agir en justice au nom de l’association, tant en demande qu’en défense, et consentir toutes transactions sans autorisation préalable du conseil d’administration.

Prérogatives spécifiques au secrétaire

Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux de réunion des assemblées et du conseil d’administration et en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception de celles qui concernent la comptabilité. À défaut d’un secrétaire, ces missions incombent au président de l’association.

Prérogatives spécifiques au trésorier

Le trésorier est chargé de la gestion de l’association, perçoit les recettes, effectue les paiements sous le contrôle du président. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l’assemblée générale qui statue sur la gestion. Avec le président, il fait ouvrir et fonctionner, au nom de l’association, après de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant. Il crée, signe, accepte, endosse et acquitte tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes.

Assiduité des membres du conseil d'administration

Tout membre du conseil d'administration qui, sans excuse, n'aura pris part ni à trois réunions ni à trois consultations consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

Réunions du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, sur convocation écrite du président, soit à son initiative, soit à la demande de ses membres, et aussi souvent que l’intérêt l’exige.

Convocation des membres

Les convocations doivent être adressées par lettre simple ou par courriel 3 jours au moins avant la date prévue pour la réunion. La présence ou la représentation de la moitié au moins de ses membres est nécessaire. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.

Déroulement

Le conseil d’administration pourra être tenu en ligne pour permettre au maximum de membres d’y participer. Un procès-verbal sera dressé à l’issue de chaque réunion et sera diffusé aux membres dans les jours qui suivent. Le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire.

Vote

Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus de 3 mandats. Les mandats ne peuvent être remis qu’à un autre membre du conseil d’administration.

Délibérations par consultation écrite ou électronique

Entre ses réunions, le conseil d'administration peut délibérer par consultation écrite ou électronique au moyen d'un espace de communication dédié, hébergé par l'association et réservé aux administrateurs.

Les échanges courants tenus dans cet espace n'ont pas de valeur décisionnelle. Une délibération n'est engagée que par l'ouverture expresse, à l'initiative du président ou de deux administrateurs, d'une consultation énonçant expressément son objet, le texte soumis au vote et la date de clôture.

Le délai de vote ne peut être inférieur à sept jours. Il peut être ramené à quarante-huit heures en cas d'urgence motivée, notamment pour une mesure conservatoire ou une opposition à adhésion arrivant à échéance.

La délibération est valable si la moitié au moins des administrateurs y a pris part. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées ; en cas de partage, la voix du président est prépondérante. Aucun pouvoir ne peut être transmis.

Pour les mesures conservatoires et les oppositions à adhésion soumises à un délai, la délibération est valable dès lors qu'un tiers des administrateurs y a pris part. À défaut, le président peut prendre seul la mesure conservatoire à titre provisoire, à charge de la soumettre au conseil dans les meilleurs délais.

Le secrétaire établit un procès-verbal mentionnant l'objet de la consultation, sa période d'ouverture, les administrateurs y ayant pris part et le résultat du vote. Il est signé par le président et le secrétaire, versé au registre des délibérations et diffusé aux membres. Seul le procès-verbal fait foi de la décision.

Ne peuvent être prises par consultation écrite la radiation d'un membre, toute sanction, ni l'élection du bureau.

Caractère désintéressé de la gestion

Les fonctions de membres administrateurs de l’Association (Conseil d’Administration et Bureau) sont strictement bénévoles. Les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat d’administrateur ne leur sont pas remboursés à l'exception des frais liés aux actions de l'association.

Dans le cadre de missions assurées pour une ou des actions de l’association, un administrateur, dûment mandaté, pourra se faire rembourser ses frais, sur justificatifs validés.

Le rapport financier présenté à l’Assemblée générale ordinaire annuelle fera mention des frais de mission, de déplacement ou de représentation éventuellement payés à des membres du Conseil d’Administration.

Assemblées générales

L’assemblée générale se compose des catégories de membres suivantes :

• Membres fondateurs ;
• Membres actifs ;
• Membres d’honneur.

Les assemblées générales sont ordinaires, permanentes ou extraordinaires.

Organisation des assemblées générales

Compte tenu de l'éparpillement des membres sur le territoire, les assemblées générales pourront être tenues en présentiel, en ligne (visioconférence, messagerie texte) ou en hybride.

Lorsque des participants sont à distance, les votes seront mis en œuvre par tout moyen permettant de garantir l'identification des votants, la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote pour les participants distants.

Quorum

Le quorum de l’assemblée générale est fixé à 7 membres présents ou représentés. À moins de 7 membres, aucune délibération et résolution ne peut être adoptée.

Report d'une assemblée générale faute de quorum

Si le conseil d'administration constate l'impossibilité de réunir le quorum ou de fixer une date, alors l'assemblée se tient en ligne, par écrit, sur une période d'un mois à compter de sa date d'ouverture. Elle délibère valablement, quel que soit le nombre de membres ayant pris part au vote.

Membres de l’assemblée générale, convocation et droit de vote

Convocation et information

Les membres concernés devront être prévenus 15 jours avant la date fixée et devront être convoqués par le président par lettre simple ou par courrier électronique. L’information peut être affichée sur le site Aux Portes de l’Imaginaire dans l’espace réservé aux membres de l’assemblée générale, dans ce cas, le courriel ne contiendra que le lien vers l’espace réservé et la date de tenue de l’assemblée générale.

La convocation devra faire apparaître l’ordre du jour de l’assemblée générale fixé par le conseil d’administration, seules les questions de l’ordre du jour pourront être traitées lors de l’assemblée générale. Tout membre de l’assemblée générale souhaitant soumettre une question ou ajouter un point à l’ordre du jour devra le notifier au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Droit de vote

Pour prendre part aux votes, les membres doivent remplir les conditions suivantes :

• Être âgé de plus de 18 ans ;
• Être membre fondateur ou membre actif de l’association ;
• Être à jour de ses cotisations à la date de l’assemblée générale.

Le vote par procuration est possible, dans la limite de 3 pouvoirs par membre. Les mandats ne peuvent être remis qu’à un autre membre de l’assemblée générale ayant le droit de vote. Les pouvoirs en blanc sont attribués au président.

Les délibérations de l’assemblée générale sont prises à main levée. Le scrutin à bulletin secret peut être demandé par le conseil d’administration ou par le tiers des membres présents.

Les délibérations et résolutions des assemblées générales sont consignées sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés paraphés par le président et réunis dans un registre spécial, conservé au siège de l’association.

Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire se réunit tous les ans au mois d’avril.

Points devant être abordés

Le président, assisté des membres du conseil d’administration, préside l’assemblée et expose le bilan d’activité de l’association.

Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat annexe) à l’approbation de l’assemblée.

L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres pour l’année suivante.

Autres points

Ne peuvent être abordés que les points proposés à l’ordre du jour.

Prise de décision

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Il est précédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil (tous les 3 ans).

La prise de fonction du premier bureau est fixée au 30 avril 2016, la première élection pour désigner les membres du conseil d’administration se tiendra lors de l’Assemblée générale d’avril 2019.

Assemblée générale permanente

Afin de permettre une gestion transparente et démocratique de l’association, une assemblée générale permanente est ouverte, en ligne, du 1er janvier au 31 décembre de l’année.

Points pouvant être abordés

L’assemblée générale permanente permet d’aborder tout sujet suivant :

• La modification des règlements et autres documents officiels de l’association ;
• Les partenariats de l’association ;
• La présence de l’association sur un salon ou un événement, qu’elle engage des frais ou non ;
• L’organisation des animations prestées pour des organismes tiers ;
• L’acquisition de matériel et d’équipement pour l’association ;
• La validation de la ligne éditoriale ;
• L’organisation de tout autre projet.

Les membres actifs peuvent proposer ces différents sujets qui pourront être mis en délibération par vote électronique. Les votes électroniques devront être ouverts au moins une semaine pour permettre à tout le monde d’apporter sa voix. Les résultats des votes ne seront pas rendus visible des votants durant toute la durée d’ouverte du scrutin.

Le conseil d'administration se prononce sur la recevabilité des sujets proposés. Est irrecevable, et ne peut être mis en délibération, tout sujet contraire aux statuts. Le refus est motivé et porté à la connaissance de l'auteur de la proposition. Un sujet déclaré irrecevable ou rejeté ne peut être représenté avant un délai de douze mois.

Aucun pouvoir ne peut être transmis pour ces délibérations.

Prise de décision

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres ayant participé à la délibération.

Assemblée générale extraordinaire

Si besoin est ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour la modification des statuts ou la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles.

Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.

Prise de décision

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.

Toute modification des articles « Objet », « Valeurs et principes » et « Indépendance et éthique numérique » requiert la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

Règlement intérieur et chartes

Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration et communiqué à l’ensemble des membres de l’association. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Dans le cadre de la publication sur le site internet de l’association, une charte de publication est communiquée détaillant les obligations et les devoirs des membres concernant la rédaction de contenus à destination du site.

Formalités pour les déclarations et modifications

Le président doit effectuer à la Préfecture les déclarations prévues à l’article 3 du décret du 16 août 1901, concernant notamment :

• Les modifications apportées aux statuts ;
• Les changements de titre de l’association ;
• Le transfert de siège social ;
• Les changements de membres du conseil d’administration et du bureau ;
• Le changement d’objet ;
• La fusion ou la dissolution de l’association.

Le registre des associations doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association.

Dissolution

En cas de dissolution prononcée par l’assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu est dévolu par décision de l’assemblée générale extraordinaire, conformément à l’article 9 de la loi du 1et juillet 1901 et au décret du 16 août 1901 à un ou plusieurs organismes sans but lucratif poursuivant un objectif similaire.

Approbation de statuts de l’association

Les présents statuts ont été approuvés à l’unanimité lors de l’assemblée générale exceptionnelle de juillet 2026.