Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination : Aux Portes de l’Imaginaire. Cette association est une association d’auteurs de jeux de rôle et d’autres œuvres de la culture de l’imaginaire.
Cette association a pour but de :
Pour atteindre ses buts exposés à l’article précédent, Aux Portes de l’Imaginaire organisera les activités suivantes :
La durée de l’association est illimitée.
Le siège social de l’association Aux Portes de l’Imaginaire est fixé au :
62, rue Albert Poulain
08000 CHARLEVILLE MEZIERES
Il pourra être transféré, sans que cela nécessite une modification des statuts, par simple décision du conseil d’administration. La ratification par l’assemblée générale sera nécessaire.
L’association se compose de plusieurs catégories de membres :
Tout membre actif qui ne renouvelle pas son adhésion mais qui souhaite maintenir des activités bénévoles au sein de l’association sera automatiquement désigné comme membre d’honneur à compter du 1er janvier de l’année en cours.
Les personnes morales membres de l’association sont représentées par leur représentant légal ou toute autre personne dûment habilitée à cet effet.
Tous les adhérents disposeront d’un accès aux services en ligne de l’association et, a la demande, d’adresses de courriel sur le domaine « @portes-imaginaire.org » ou sur des domaines appartenant a l’adhérent (selon la faisabilité technique).
La qualité de membre se perd par :
Les contenus dont un membre radié est l’auteur qui ont été publiés avant la radiation de ce dernier pourront continuer à être exploités par l’association, en particulier sur son site Aux Portes de l’Imaginaire, pour la durée prévue dans la Charte de publication.
Toutefois, l’association s’engagera à préserver le droit d’auteur de ce dernier en maintenant son nom sur les contenus concernés et à ne pas faire usage commercial de ces contenus sans son autorisation.
Les ressources de l’association comprennent :
Son montant sera fixé annuellement par l’assemblée générale, par catégorie de membre, le cas échéant.
Le montant des cotisations sera affiché sur le site Aux Portes de l’Imaginaire.
Toutes les fonctions, y compris celles des membres du conseil d’administration et du bureau, sont gratuites et bénévoles. Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs. Le rapport financier présenté à l’assemblée générale ordinaire présentera, pour chaque bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.
Sur présentation de facture et au prorata de l’usage concédé à l’association pourront être remboursés sur demande aux membres s’en acquittant les frais suivants :
Les membres peuvent céder à l’association un droit d’usage de leurs œuvres. Ce droit doit être cédé si leurs œuvres sont publiées sur le site Aux Portes de l’Imaginaire ou sur tout autre support de l’association. Aucun ne peut prétendre à un versement d’une indemnité au titre de droits d’auteurs auprès de l’association pour une publication sur laquelle l’association a un droit d’usage, sauf mention contraire dans un contrat ou une convention avec l’auteur.
L’association se réserve le droit, sur décision du conseil d’administration, de commander une prestation spécifique auprès de tout créatif (y compris d’un membre de l’association). Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, l’auteur de l’œuvre réalisée à la demande de l’association pourra être indemnisé pour son travail.
L’association est administrée par un conseil de 2 à 10 membres élus pour trois ans par l’assemblée générale.
Pour être éligible au conseil d’administration, les personnes doivent remplir les conditions suivantes :
A cet effet, 15 jours minimum avant la date de l’assemblée générale au cours de laquelle se déroulera le renouvellement du conseil, le Président devra informer les membres de la date de l’assemblée générale, du nombre de postes à pourvoir, du lieu et de rappeler le délai de recevabilité des candidatures.
Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Le conseil choisit parmi ses membres :
En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement du ou des membres concernés. Leur remplacement définitif interviendra au cours de l’assemblée générale suivante. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Le conseil d’administration est investi de tous les pouvoirs qui ne sont pas statutairement réservés à l’assemblée pour gérer, administrer et diriger l’association.
Le président est chargé de l’exécution des décisions du conseil et de l’assemblée et d’assurer le bon fonctionnement de l’association. Il représente l’association dans les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour agir en justice au nom de l’association, tant en demande qu’en défense, et consentir toutes transactions sans autorisation préalable du conseil d’administration.
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux de réunion des assemblées et du conseil d’administration et en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l’association, à l’exception de celles qui concernent la comptabilité. A défaut d’un secrétaire, ces missions incombent au président de l’association.
Le trésorier est chargé de la gestion de l’association, perçoit les recettes, effectue les paiements sous le contrôle du président. Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte à l’assemblée générale qui statue sur la gestion. Avec le président, il fait ouvrir et fonctionner, au nom de l’association, après de toute banque ou tout établissement de crédit, tout compte de dépôt ou compte courant. Il crée, signe, accepte, endosse et acquitte tout chèque et ordre de virement pour le fonctionnement des comptes.
Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, sur convocation écrite du président, soit à son initiative, soit à la demande de ses membres, et aussi souvent que l’intérêt l’exige.
Les convocations doivent être adressées par lettre simple ou par courriel 3 jours au moins avant la date prévue pour la réunion. La présence ou la représentation de la moitié au moins de ses membres est nécessaire. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Tout membre du conseil d’administration, qui sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Le conseil d’administration pourra être tenu en ligne pour permettre au maximum de membres d’y participer. Un procès-verbal sera dressé à l’issue de chaque réunion et sera diffusé aux membres dans les jours qui suivent. Le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire.
Le vote par procuration est autorisé, mais nul ne peut détenir plus de 3 mandats. Les mandats ne peuvent être remis qu’à un autre membre du conseil d’administration.
Les fonctions de membres administrateurs de l’Association (Conseil d’Administration et Bureau) sont strictement bénévoles. Les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat d’administrateur ne leur sont pas remboursés.
Dans le cadre de missions assurées pour une ou des actions de l’association, un administrateur, dûment mandaté, pourra se faire rembourser ses frais, sur justificatifs validés.
Le rapport financier présenté à l’Assemblée Générale ordinaire décennale fera mention des frais de mission, de déplacement ou de représentation éventuellement payés à des membres du Conseil d’Administration.
L’assemblée générale se compose des catégories de membres suivantes :
Les assemblées générales sont ordinaires, permanentes ou extraordinaires.
Le quorum de l’assemblée générale est fixé à 7 membres présents ou représentés. À moins de 7 membres, aucune délibération et résolution ne peut être adoptée.
Les membres concernés devront être prévenus 15 jours avant la date fixée et devront être convoqués par le président par lettre simple ou par courrier électronique. L’information peut être affichée sur le site Aux Portes de l’Imaginaire dans l’espace réservé aux membres de l’assemblée générale, dans ce cas, le courriel ne contiendra que le lien vers l’espace réservé et la date de tenue de l’assemblée générale.
La convocation devra faire apparaître l’ordre du jour de l’assemblée générale fixé par le conseil d’administration, seules les questions de l’ordre du jour pourront être traitées lors de l’assemblée générale. Tout membre de l’assemblée générale souhaitant soumettre une question ou ajouter un point à l’ordre du jour devra le notifier au moins 8 jours avant la tenue de l’assemblée générale.
Pour prendre part aux votes, les membres doivent remplir les conditions suivantes :
Le vote par procuration est possible, dans la limite de 3 pouvoirs par membre. Les mandats ne peuvent être remis qu’à un autre membre de l’assemblée générale ayant le droit de vote. Les pouvoirs en blanc sont attribués au président.
Les délibérations de l’assemblée générale sont prises à main levée. Le scrutin à bulletin secret peut être demandé par le conseil d’administration ou par le tiers des membres présents.
Les délibérations et résolutions des assemblées générales sont consignées sans blanc ni rature sur des feuillets numérotés paraphés par le président et réunis dans un registre spécial, conservé au siège de l’association.
L’assemblée générale ordinaire se réunit tous les ans au mois d’avril.
Le président, assisté des membres du conseil d’administration, préside l’assemblée et expose le bilan d’activité de l’association.
Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat annexe) à l’approbation de l’assemblée.
L’assemblée générale fixe le montant des cotisations annuelles et du droit d’entrée à verser par les différentes catégories de membres pour l’année suivante.
Ne peuvent être abordés que les points proposés à l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Il est précédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil (tous les 3 ans).
La prise de fonction du premier bureau est fixée au 30 avril 2016, la première élection pour désigner les membres du conseil d’administration se tiendra lors de l’Assemblée Générale d’avril 2019.
Afin de permettre une gestion transparente et démocratique de l’association, une assemblée générale permanente est ouverte, en ligne, du 1er janvier au 31 décembre de l’année.
L’assemblée générale permanente permet d’aborder tout sujet suivant :
Les membres actifs peuvent proposer ces différents sujets qui pourront être mis en délibération par vote électronique. Les votes électroniques devront être ouvert au moins une semaine pour permettre à tout le monde d’apporter sa voix. Les résultats des votes ne seront pas rendus visible des votants durant toute la durée d’ouverte du scrutin.
Aucun pouvoir ne peut être transmis pour ces délibérations.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres ayant participé à la délibération.
Si besoin est ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution ou pour des actes portant sur des immeubles.
Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés.
Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration et communiqué à l’ensemble des membres de l’association. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
Dans le cadre de la publication sur le site internet de l’association, une charte de publication est communiquée détaillant les obligations et les devoirs des membres concernant la rédaction de contenus à destination du site.
Le président doit effectuer à la Préfecture les déclarations prévues à l’article 3 du décret du 16 août 1901, concernant notamment :
Le registre des associations doit être coté et paraphé sur chaque feuille par la personne habilitée à représenter l’association.
En cas de dissolution prononcée par l’assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu est dévolu par décision de l’assemblée générale extraordinaire, conformément à l’article 9 de la loi du 1et juillet 1901 et au décret du 16 août 1901 à un ou plusieurs organismes sans but lucratif poursuivant un objectif similaire.
Les présents statuts ont été approuvé à l’unanimité lors de l’assemblée générale exceptionnelle du 13 janvier 2024.